Een factuur is het document waarop de betalingsverplichting van een klant aan een leverancier staat weergegeven. Een factuur die door een bedrijf wordt verstuurd naar een klant moet aan wettelijke eisen voldoen. De volgende gegevens moeten op een factuur staan:

• Het BTW Identificatienummer van uw bedrijf;
• Het factuurnummer;
• De factuurdatum;
• De naam en het adres van het bedrijf;
• De naam en het adres van de klant;
• De datum waarop de levering van het product of de dienst plaatsvond;
• De hoeveelheid van het geleverde product of de geleverde dienst;
• De omvang en soort van het geleverde product of de geleverde dienst;
• Wanneer er vooruit betaald wordt is het belangrijk de datum van betaling en het BTW bedrag te vermelden op de factuur.

Per product:

• De prijs exclusief BTW;
• Eventuele kortingen;
• Het BTW tarief dat is toegepast;
• De vergoeding

Facturen kunnen zowel verzonden worden op papier als elektronisch. Wanneer een factuur elektronisch wordt verzonden, dan zijn er aanvullende voorwaarden van toepassing.

Alle papieren stukken die de gegevens bevatten welke hierboven genoemd staan, mogen als factuur worden beschouwd. Het maakt dan niet uit met welke benaming het papieren stuk wordt uitgereikt (bijvoorbeeld rekening, nota, akte, kwitantie, bon of declaratie). Wanneer een factuur niet voldoet aan de bovengenoemde eisen, dan dient hij te worden aangepast zodat hij wel voldoet aan de gestelde eisen.

Het kan natuurlijk altijd zo zijn dat bij leveringen die u doet ook bonnen overhandigt die niet aan de wettelijke eisen voldoen. U dient dan periodiek, bijvoorbeeld elke week of elke maand, een verzamelnota op te stellen. In deze verzamelnota dient te worden verwezen naar de bonnen. Als de bonnen en de verzamelnota tezamen wel alle verplichte gegevens bevatten, dan zult u geen problemen ondervinden.

Wat wel belangrijk is, is dat u uw facturen regelmatig en met grote zorgvuldigheid administreert. U heeft namelijk een overzichtelijke administratie nodig wanneer u de aangifte van de BTW gaat invullen. Werk dus zo vaak mogelijk de administratie van de facturen bij. Doe bijvoorbeeld kopietjes van alle facturen in een map op volgorde van ordernummer. Zo kunt u alles overzichtelijk houden, en als u een factuur nodig heeft dan vindt u deze met gemak terug in uw administratie.

Wat een echte aanrader is, is dat u een mooie factuur maakt voor uw klanten zodat zij gelijk kunnen zien dat de factuur van uw bedrijf is. Een factuur is toch een soort van visitekaartje en daarom kunt u maar beter zorgen dat de factuur er netjes en overzichtelijk uitziet met bijvoorbeeld het logo van uw bedrijf linksboven aan de pagina.