Facturatie is bij een groot deel van de ondernemingen een grote kostenpost. Wanneer u alle kosten optelt die te maken hebben met het verzenden en ontvangen van facturen, dan zult u versteld staan wat dit daadwerkelijk kost. Zo kost het versturen van een factuur via de post voor veel ondernemingen tussen de drie en vijftien euro. Dit geldt ook voor facturen die binnenkomen. Het zijn hierbij niet het papier en de postzegels, maar voornamelijk de loonkosten die zo waar meewegen. Er zijn steeds meer ondernemingen die besparen op de kosten van facturatie doordat zij elektronisch gaan factureren. Dit levert besparingen op die een positieve invloed vertonen op het uiteindelijke bedrijfsresultaat. Wanneer elektronische facturatie wordt toegepast bij een klein bedrijf, dan kunnen er jaarlijks enkele duizenden euro's bespaard worden. Wanneer elektronische facturatie wordt toegepast bij een groter bedrijf, dan kunnen er jaarlijks enkele tonnen en soms wel miljoenen worden bespaard op de kosten van de facturatie.

In Nederland is het niet verboden om facturen als ongetekende PDF bestanden te verzenden. Het is voor de ontvangers van de facturen dus mogelijk om deze achteraf naar wens aan te passen. Ook zouden oplichters nepfacturen kunnen gaan sturen die voor klanten niet zijn te onderscheiden van de echte facturen. Hierdoor zouden ondernemingen ongewenst betrokken kunnen raken in een fraudezaak. Wat daarom een aanrader is, is om uw facturatie online te laten plaatsvinden wanneer de factuur voorzien is van een gekwalificeerde, elektronische handtekening. Deze handtekening waarborgt de authenticiteit en de integriteit van uw factuur. Wanneer een elektronische handtekening gekwalificeerd is, is het vrijwel onmogelijk om een factuur te vervalsen. Nepfacturen zijn dan duidelijk te herkennen als zijnde valse facturen.

Er zijn bedrijven die u kunnen helpen om eenvoudig en snel al uw facturen te voorzien van een handtekening. Hierdoor is de veiligheid voor uw online facturatie gegarandeerd. U kunt uw facturen dan ook versturen naar andere landen in de Europese Unie waar elektronische facturen worden toegestaan als zij voorzien van een gekwalificeerde, elektronische handtekening.

De voordelen van online facturatie:

• Het is kostenbesparend (geen enveloppen en postzegels meer nodig);
• Het is snel;
• Het is gemakkelijk; Er vindt meer controle plaats (wanneer u een systeem heeft voor online facturatie wordt er bijgehouden wanneer een factuur verstuurd is en of er al betaald is);
• Het is milieuvriendelijk (geen papier).