Het vastleggen van financiële feiten volgens een vast systeem heeft als doelen om inzicht te verkrijgen in de financiën en het kunnen verklaren waarom het financiële beleid zo gevoerd is. Dit wordt de boekhouding genoemd. Iemand die de boekhouding van een persoon, bedrijf of instelling bijhoudt, wordt een boekhouder genoemd. De boekhouding wordt opgesteld in een grootboek en dat grootboek wordt vervolgens gebruikt om een jaarrekening op te stellen. In het grootboek vindt u rekeningen terug waarop u kunt zien wat de waardeveranderingen zijn geweest. Op basis van het grootboek, worden de jaarstukken gemaakt. Deze bestaan uit een jaarrekening en een jaarverslag.

De jaarrekening laat een balans zien en een winst- en verliesrekening. Hierbij is ook een toelichting gegeven. Het jaarverslag is de toelichting in tekst bij de jaarrekening en ook kunnen hier eventuele verwachtingen voor het komende jaar of de komende jaren worden weergegeven. De boekhouding wordt vaak bijgehouden op een computer in een speciaal daarvoor bestemd boekhoudprogramma.

De jaarrekeningen die zijn opgesteld worden ook gecontroleerd. Dit wordt gedaan door een registeraccountant of door een accountant-administratieconsulent. Een term die vaak gehoord is omtrent boekhouding is accounting. Dit omvat de boekhouding, de administratie van debiteuren en crediteuren en de jaarverslaggeving. Binnen een organisatie is het hoofd financiële zaken (ook wel accountingmanager of financieel manager genoemd) verantwoordelijk voor de accounting van de betreffende organisatie.

Er zijn twee boekhoudstelsels: het kameralistische stelsel en het commerciële stelsel. Beiden worden hieronder kort toegelicht.

Wanneer er gebruik wordt gemaakt van het kameralistische stelsel dan worden alle ontvangsten en uitgaven vastgelegd. Ontvangsten worden vastgelegd op het moment dat het is ontvangen en de uitgaven worden vastgelegd op het moment dat het is uitgegeven. Het nadeel van deze manier van boekhouden is dat het slecht te controleren is. Een ander nadeel hiervan is dat de jaarrekening pas kan worden opgesteld als alle ontvangsten en uitgaven gedaan zijn.

Wanneer er gebruik wordt gemaakt van het commerciële stelsel, dan is de boekhouding gericht op het vaststellen van de omvang van het vermogen. Er zijn hierbij twee methodes; namelijk het enkel en het dubbel boekhouden. Bij beide methodes is het uitgangspunt dat de bezittingen en schulden geïnventariseerd worden. Uit deze inventarisatie wordt vervolgens een balans opgesteld.

Hierbij dient een notitie te worden gemaakt dat dubbel boekhouden iets anders is dan een dubbele boekhouding. Dubbel boekhouden is een gebruikelijk boekhoudkundig systeem. Een dubbele boekhouding is dat er twee boekhoudingen worden bijgehouden. Een van deze twee boekhoudingen gaat naar de belastingdienst en de andere, waar de echte stand van zaken in staat, blijft 'geheim'.